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Cómo hacer que su documento de Word sea más accesible para todos


Logotipo de Microsoft Word sobre fondo gris

Al crear un documento de Microsoft Word, siempre debe priorizar la accesibilidad y la inclusión. A continuación, se incluyen algunas reglas generales y mejores prácticas a seguir para que el documento sea más accesible para todos, incluidas las personas con discapacidades.

Agregar texto alternativo (alternativo) a elementos visuales

Un lector de pantalla, como su nombre indica, lee el texto en una pantalla en voz alta. Por más sofisticados que sean los lectores de pantalla, no pueden comprender el contexto de una imagen sin la ayuda de texto alternativo. Cuando agrega texto alternativo a un objeto en Word, permite que los lectores de pantalla recopilen y lean la descripción en voz alta, lo que brinda ayuda a las personas con discapacidades visuales.

RELACIONADO: Cómo agregar texto alternativo a un objeto en Microsoft Word

Es importante saber qué objetos deben incluir texto alternativo. Si una imagen es estrictamente decorativa (como los bordes de una página), es seguro excluir el texto alternativo y puede marcar la imagen como decorativa en Word. Cuando haga esto, los lectores de pantalla le informarán al usuario que el objeto en cuestión es solo para fines estéticos. También puede omitir la adición de texto alternativo a las tablas, ya que los lectores de pantalla pueden capturar el contenido dentro de ellas sin ninguna ayuda adicional.

Ellos deberían agregue texto alternativo a cualquier objeto visual que agregue más contexto a su documento. Esto casi siempre incluye todo:

  • imagenes
  • fotos
  • imagenes
  • diagramas
  • graficas
  • iconos
  • formas

Escribir texto alternativo eficaz también puede requerir algo de práctica. Debes asegurarte de describir con precisión el aspecto visual en una oración o dos (aunque algunas palabras cuidadosamente seleccionadas también pueden funcionar).

Aquí hay algunos consejos generales para escribir un buen texto alternativo:

  • No incluya frases como «una imagen de» o «una representación gráfica».
  • No incluya contenido textual que aparezca alrededor de la imagen como texto alternativo.
  • Escribe el texto alternativo de la misma manera que escribirías cualquier otra oración descriptiva.
  • Cuando incluye texto alternativo para diagramas de flujo, incluye todo el proceso de principio a fin. Puede ser más largo que el texto alternativo para otros gráficos, pero es obligatorio.
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Microsoft intenta simplificarlo al brindarle la capacidad de agregar automáticamente texto alternativo a las imágenes, pero no debe confiar en esta función. Es como pedirle a otra persona que escriba su contenido por usted y no puede garantizar que la descripción sea precisa. Eres dueño de tu contenido.

Para agregar texto alternativo a objetos en Word, haga clic en la imagen para seleccionarla, luego haga clic en la opción «Texto alternativo» en el grupo «Accesibilidad» de la pestaña «Formato de imagen».

Opción de texto alternativo en el grupo Accesibilidad de la pestaña Formato de imagen

El panel «Texto alternativo» aparecerá a la derecha del documento de Word. Aquí puede escribir su texto alternativo, hacer que Word genere una descripción para usted o marcar el gráfico como decorativo.

Opciones de texto alternativo en el panel derecho de Word.

Las imágenes no son el único medio utilizado en los documentos de Microsoft Word; los videos también pueden desempeñar un papel importante.

Incluir subtítulos en videos

Los videos pueden ser un gran recurso, pero debe asegurarse de que la información en el video sea accesible para todos. Esto significa agregar subtítulos para aquellos que pueden tener problemas de audición y prefieren leer el texto en la pantalla.

Desafortunadamente, Microsoft Word no tiene una función incorporada para agregar subtítulos a los videos. Esto significa que si creaste el video tú mismo, tienes que hacer las cosas a la antigua. Puede usar un editor de texto (como el Bloc de notas) para crear subtítulos y luego guardar el archivo con la extensión VTT.

Si está vinculando o incrustando un video de YouTube, entonces (lo más probable) ya tendrá subtítulos gracias al reconocimiento de voz de Google que genera automáticamente este texto. Esto le ahorrará algo de tiempo, pero estos subtítulos no siempre son precisos. Intente ver el video usted mismo usando subtítulos para ver lo que verá su audiencia. Si los subtítulos no son precisos, considere vincularlos a otra fuente.

Utilice un hipervínculo significativo

Los usuarios pueden saltar de un enlace a otro con un lector de pantalla, por lo que es importante que el texto con hipervínculo no sea ambiguo. En otras palabras, si el texto simplemente dice «haga clic aquí», «ver más» o algo similar, el usuario no entenderá el significado detrás del enlace cuando el lector de pantalla lo lea fuera de contexto.

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RELACIONADO: Cómo insertar, eliminar y administrar hipervínculos en Microsoft Word

Si puede hacer esto de forma natural, es mejor usar el título del destino en el texto para que el usuario sepa exactamente cuál es el enlace.

Agregar enlaces a las imágenes tampoco es inusual. Sin embargo, esto dificulta las cosas para los lectores de pantalla. Si necesita agregar un enlace a una imagen, asegúrese de que el texto alternativo de la imagen describa el propósito y la ubicación del enlace, no la imagen en sí. Sin embargo, por esta razón, debe intentar evitar el uso de enlaces en imágenes siempre que sea posible.

Si bien la usabilidad y accesibilidad de los enlaces puede llevar algún tiempo, el beneficio que brinda a su audiencia bien vale la pena la inversión.

Utilice colores y formatos de texto accesibles

Cuando inserta un vínculo en su texto, Microsoft Word agrega un subrayado de forma predeterminada. Si bien es posible eliminar el subrayado del hipervínculo, hay una buena razón para dejarlo allí.

Cuando utiliza indicadores distintos al color, facilita que las personas daltónicas o con discapacidad visual comprendan la información que está tratando de transmitir, ya sea para saber qué texto contiene un enlace o para usar marcas de verificación y X en lugar de verde e indican que algo es correcto o incorrecto.

Además, le recomendamos que se asegure de que el contraste entre el texto y el fondo del documento sea suficiente. Si utiliza un color claro (por ejemplo, gris claro) sobre un fondo blanco, dificultará la lectura del texto.

A continuación, se muestra un ejemplo de un contraste de fondo / texto deficiente:

Texto gris claro sobre fondo blanco, que muestra poca legibilidad del texto

Y buen contraste de texto / fondo:

Texto negro sobre fondo blanco, que muestra un buen contraste.

Hay aplicaciones de verificación de contraste de color disponibles en línea que hacen un gran trabajo al informarle si el contraste en su documento es suficiente o no. Alternativamente, puede simplemente usar el verificador de accesibilidad integrado de Microsoft Word.

Construya una estructura de documento lógica

Construir una estructura de documento lógica simplemente significa usar los encabezados y usarlos correctamente. Un error común que cometen las personas al intentar organizar diferentes secciones de su contenido es simplemente cambiar el tamaño del texto y ponerlo en negrita. Esto presenta varios problemas, como hacer más difícil para los lectores de pantalla leer y comprender la estructura del contenido, sin mencionar que el documento no se tabulará correctamente.

Word tiene una biblioteca de gran tamaño de estilos de encabezado para elegir en el grupo «Estilos» de la pestaña «Inicio». Si ninguno de ellos coincide con el estilo del documento, puede cambiar los estilos de encabezado predeterminados.

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Pero usar títulos no es suficiente, debes usarlos de la manera correcta. Esto significa anidar los encabezados en un orden lógico. Por ejemplo, así es como se ve una buena estructura de encabezado:

  • Encabezado 1
  • Encabezado 2
  • Título 3
  • Título 3
  • Encabezado 2
  • Título 3

Y aquí hay un ejemplo de estructura de encabezado incorrecta:

  • Título 3
  • Encabezado 1
  • Título 3
  • Encabezado 2
  • Encabezado 1

Además, le recomendamos que utilice las herramientas de formato integradas cuando sea apropiado. Por ejemplo, si desea crear una lista, puede usar la función de lista numerada / con viñetas ubicada en el grupo «Párrafo» de la pestaña «Inicio». Es mejor escribir un guión, agregar un espacio y luego ingresar el texto.

Utilice estructuras y encabezados de tabla simples

A veces no es posible crear tablas simples, pero cuando lo es, debería hacerlo. Los lectores de pantalla leen tablas (razón por la cual no es necesario agregar texto alternativo) y se mantienen al día contando las celdas de la tabla. Al anidar una tabla en una tabla o al usar celdas divididas, es increíblemente difícil para el lector de pantalla realizar un seguimiento de ellas.

RELACIONADO: Tablas y otros controles de formato

Los lectores de pantalla también se basan en la información del encabezado de la tabla para identificar columnas y filas. Puede agregar un encabezado a su tabla. Haga clic en cualquier lugar de la tabla y luego, en el grupo «Opciones de estilo de tabla» de la pestaña «Diseño de tabla», haga clic en el cuadro junto a «Fila de encabezado» para seleccionarlo.

Opciones de estilo de tabla en la pestaña de diseño de tabla

Revise su documento con el Comprobador de accesibilidad

El Comprobador de accesibilidad de Microsoft Word escanea el documento y devuelve sugerencias para que el contenido sea más accesible. Esto incluye cosas como escanear imágenes para asegurarse de que contengan texto alternativo y asegurarse de que las tablas utilicen una estructura simple.

Sin embargo, hay algunas limitaciones. El Comprobador de accesibilidad no puede verificar los subtítulos de los videos, ni puede saber si está usando el color para transmitir información. Incluso después de usar esta herramienta, asegúrese de escanear visualmente su documento una vez antes de enviarlo.

Para utilizar el Comprobador de accesibilidad, haga clic en la pestaña «Revisar», luego haga clic en el icono sobre el «Comprobador de accesibilidad» en el grupo «Accesibilidad».

Comprobador de accesibilidad disponible en la pestaña Revisar

Los resultados de la inspección se mostrarán en el panel «Accesibilidad» a la derecha del documento. Aquí puede revisar los errores y advertencias devueltos.

Resultados de la inspección del Comprobador de accesibilidad que muestran advertencias y consejos

Una vez que haya ejecutado el Comprobador de accesibilidad y no devuelva ningún problema, haga un último escaneo visual del documento y estará listo para enviar.


Microsoft no se detuvo con Office: la compañía también ofrece varias funciones de accesibilidad para su sistema operativo Windows 10, lo que hace que el sistema operativo sea accesible para todos.



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